S4 - HỆ THỐNG KHẢO SÁT Ý KIẾN KHÁCH HÀNG TỰ ĐỘNG
PHIÊN BẢN SỬ DỤNG PHÍM BẤM (HARD BUTTONS) - HB02
Xem thêm: Phiên bản sử dụng màn hình cảm ứng (touch screen) - TS01
Hệ thống thu thập ý kiến khách hàng tự động S4 (service satisfaction survey system) giúp khách hàng đến giao dịch có thể đánh giá đội ngũ nhân viên một cách độc lập từ nhiều góc độ, như thái độ phục vụ, hiệu quả phục vụ… sau đó hệ thống sẽ tự động tính toán và phân tích kết quả đánh giá để cho ra các báo cáo. Thông qua hệ thống ban quản lý có thể nắm bắt kịp thời mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với nhân viên, qua đó đưa ra những biện pháp kiểm soát và cải tiến dịch vụ một cách hiệu quả.
Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng về dịch vụ S4 có thể được sử dụng rộng rãi trong các bộ phận dịch vụ hành chính công, bộ phận kiểm tra hành chính, trung tâm đăng ký, cơ quan ngoại giao, công nghiệp và thương mại, thuế, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, dịch vụ bưu chính, viễn thông, an ninh công cộng, bệnh viện và các đơn vị khác.
S4-HB02 là phiên bản sử dụng phím bấm (hard-buttons) của S4.
Lợi ích mang lại:
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, hướng tới khách hàng
- Tạo kênh giao tiếp hiệu quả với khách hàng
- Cải thiện và làm thay đổi ngay thái độ, tinh thần phục vụ của giao dịch viên
- Căn cứ xác thực để đánh giá, xếp loại nhân viên
- Can thiệp và xử lý tức thời các vấn đề của dịch vụ
- Xây dựng được một cơ sở dữ liệu về ý kiến khách hàng mang tính định lượng với độ chính xác cao, tạo nền tảng cho việc không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ.
Từ khóa tìm kiếm: hệ thống đánh giá mức độ hài lòng về dịch vụ tại quầy giao dịch, hệ thống / thiết bị thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng; hệ thống / thiết bị thăm dò ý kiến khách hàng tự động; hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ; hệ thống chấm điểm nhân viên giao dịch; giải pháp chấm điểm giao dịch viên, máy chấm điểm cán bộ, hệ thống chấm điểm dịch vụ khách hàng; giải pháp đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng; giải pháp đánh giá chất lượng nhân viên giao dịch; giải pháp đánh giá chất lượng dịch vụ tại quầy giao dịch.
A- THÀNH PHẦN HỆ THỐNG
Hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ S4-HB02 gồm 5 bộ phận cấu thành: thiết bị đánh giá, phần mềm máy trạm, thẻ nhân viên, phần mềm quản lý hệ thống và phần mềm tra cứu dành cho lãnh đạo. Thiết bị đánh giá được kết nối trực tiếp với máy tính, dữ liệu đánh giá được truyền trực tiếp đến máy chủ thông qua hệ thống mạng LAN hay internet.
1. THIẾT BỊ ĐÁNH GIÁ
1.1. Thành phần chính: gồm sáu nút đánh giá, chỉ tiêu đánh giá có thể được chia thành "Rất hài lòng", "Hài lòng", "Không hài lòng", trong đó "Không đạt" chia thành “Thái độ kém", "Hiệu quả thấp","Không thân thiện” và "Cần cải thiện".
1.2. Thông số kỹ thuật: chiều dài 20 cm, chiều rộng 12 cm, dày 1,2 cm
1.3 Giọng nói thông báo: giọng người thật, to và rõ ràng, thu từ phát thanh viên chuyên nghiệp, với các câu như “Xin chào mừng quý khách” “Xin mời quý khách đánh giá dịch vụ” và “Xin cám ơn quý khách”…
2. THẺ NHÂN VIÊN
2.1. Thông tin trên thẻ: ảnh nhân viên, tên, chức danh, mã số các thông tin công khai khác; thẻ có hình dáng đẹp, thiết kế và nội dung có thể được thiết lập linh hoạt, mang tính thuận tiện và thực tế.
2.2. Thông số kỹ thuật: Chiều dài 17,4 cm, chiều rộng 13,5 cm, chiều dày 0,1 cm.
3. PHẦN MỀM MÁY TRẠM
Phần mềm máy trạm được cài đặt trên máy tính của tất cả các quầy để:
- Đăng nhập và nhận diện, xác định nhân viên được đánh giá
- Điều khiển giọng nói phát ra từ thiết bị đánh giá
- Nhận dữ liệu đánh giá của khách hàng,
- Gửi dữ liệu đánh giá tới phần mềm quản lý hệ thống thông qua mạng LAN
4. PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG
4.1. Các chức năng: phần mềm quản lý hệ thống bao gồm phần mềm máy chủ và phần mềm giao diện, chúng được cài đặt riêng biệt trên máy chủ dữ liệu và trên PC (hay máy chủ đầu cuối). Phần mềm quản lý hệ thống được dùng để:
- xử lý dữ liệu đánh giá thu thập được
- cài đặt thời gian khởi động thiết bị
- cài đặt khoảng thời gian giữa các lần đánh giá
4.2. Phần mềm hỗ trợ cả 2 HĐH Windows và Linux.
5. PHẦN MỀM TRA CỨU
5.1. Giới thiệu phần mềm: Phần mềm tra cứu kết quả được cài đặt trên máy chủ dữ liệu; phần mềm sử dụng cấu trúc Browser/Server, nên có thể truy cập và xem kết quả đánh giá của đơn vị từ xa thông qua mạng LAN và Internet mà không cần cài đặt phần mềm trên máy trạm. Giao diện phần mềm rất thuận tiện khi sử dụng, người dùng có thể tra cứu và truy xuất thông tin bởi nhiều điều kiện khác nhau và in ra kết quả.
5.2. Chức năng phần mềm:
Có thể kiểm tra mức độ hài lòng của khách hàng đối với các đơn vị, các phòng ban, nhân viên… khác nhau với các lựa chọn theo khoảng thời gian, theo quầy, theo tên nhân viên, phòng ban.. cũng như tra cứu thông tin tổng thể về kết quả đánh giá của khách hàng.
Dữ liệu đánh giá được truyền tải theo thời gian thực đến phần mềm tra cứu, có thể kiểm tra kết quả đánh giá theo thời gian, rất thuận tiện và thiết thực.
Thông tin tra cứu được thể hiện dưới dạng nhiều loại biểu đồ hình cột, hình quạt khác nhau, để in ra thành báo cáo.
Phần mềm có chức năng phân quyền mạnh mẽ đối với mỗi người dùng, rất thuận tiện và thực tế, đồng thời cung cấp các chức năng như: tra cứu và tạo mới nhân viên, tạo thuận lợi cho việc quản lý.
B - CHỨC NĂNG VÀ ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG
○ Quy trình hoạt động: khi khách hàng đến quầy, nhân viên giao dịch ấn phím nóng “Chào mừng” đã được định nghĩa trên bàn phím, thiết bị đánh giá sẽ phát ra giọng nói “Kính chào quý khách”. Sau khi hoàn thành giao dịch, nhân viên tại quầy sẽ ấn phím nóng “Đánh giá” đã được định nghĩa trên bàn phím, thiết bị đánh giá sẽ nói "Xin mời quý khách đánh giá dịch vụ” để nhắc nhở khách hàng đánh giá. Sau khi khách hàng đánh giá, thiết bị sẽ phát ra giọng nói “Xin cảm ơn quý khách”.
○ Dữ liệu đánh giá được truyền trực tuyến theo thời gian thực, thuận tiện cho việc tra cứu và giám sát tại bất kỳ thời điểm nào. Khi được kết hợp thêm chức năng cảnh báo thì người quản lý sẽ được thông báo dưới dạng tin nhắn SMS hoặc dưới dạng cửa sổ pop-up trên màn hình máy tính mỗi khi có đánh giá không hài lòng của khách hàng.
○ Hệ thống nhận dạng nhân viên duy nhất giúp xác định nhân viên đang được đánh giá một cách chính xác, tránh được những đánh giá sai, lỗi.
○ Phần mềm sử dụng cấu trúc B/S giúp cho việc tra cứu và quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng, cho phép quản lý từ xa, tra cứu báo cáo từ xa mà không cần phải cài đặt bất cứ phần mềm máy trạm nào.
○ Có thể thiết lập thời gian khởi động thiết bị và khoảng thời gian giữa các lần đánh giá một cách linh hoạt, giúp tránh các đánh giá sai lệch một cách hiệu quả.
○ Khe cắm thẻ nhân viên có hình dáng đẹp với thiết kế và nội dung thẻ có thể thay đổi dễ dàng làm cho nó mang tính thuận tiện và thiết thực.
○ Hệ thống S4-HB02 có thể được xây dựng thành nhiều loại mô hình triển khai đa dạng và linh hoạt để phù hợp với nhiều môi trường, điều kiện làm việc phức tạp khác nhau..
○ Chất lượng ổn định và tin cậy: các phím bấm và vỏ ngoài được ứng dụng công nghệ bảo vệ đặc biệt, giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị.
○ Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng hoàn hảo.
